Hệ thống được quản lý tập trung, thống nhất nhằm phục vụ việc tiếp nhận, giải quyết, theo dõi, giám sát và trả kết quả giải quyết TTHC. Hệ thống tuân thủ các quy định của pháp luật về kiểm soát TTHC, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, giao dịch điện tử, an toàn, an ninh mạng, bảo vệ bí mật Nhà nước và các quy định khác có liên quan, bảo đảm việc thực hiện TTHC trên môi trường điện tử, dịch vụ công trực tuyến được thông suốt, tiết kiệm, an toàn, hiệu quả.
Việc xây dựng, quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống theo hướng lấy người dùng làm trung tâm; các thông tin được cung cấp bảo đảm chính xác, rõ ràng, cập nhật liên tục, kịp thời theo các quy định hiện hành; các thông tin, giao diện được trình bày khoa học, dễ tiếp cận cho người sử dụng và có thể truy cập, khai thác trong mọi thời điểm. Bảo đảm khả năng cung cấp công cụ, phương thức tiếp nhận, xử lý, trả kết quả hồ sơ giải quyết TTHC, phối hợp giải quyết TTHC trên môi trường mạng; bảo đảm cung cấp công cụ hỗ trợ cơ quan hành chính nhà nước trong công tác tổ chức, quản lý, khai thác, lưu trữ khoa học, nhất quán, lâu dài, an toàn, bảo mật hồ sơ TTHC của tổ chức, cá nhân.
Bảo đảm tính công khai, minh bạch về thông tin, thời gian giải quyết, tình trạng giải quyết hồ sơ. Khi thực hiện kết nối, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu từ Hệ thống thông tin chuyên ngành của đơn vị đến Hệ thống thông tin giải quyết TTHC các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch phải được sự đồng ý của cơ quan chủ quản Hệ thống thông tin giải quyết TTHC các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Việc đồng bộ tình trạng hồ sơ từ Hệ thống thông tin chuyên ngành của đơn vị về Hệ thống thông tin giải quyết TTHC các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch phải bảo đảm tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật do chủ quản hệ thống thông tin chuyên ngành xây dựng và công bố theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ.
Quy chế cũng quy định việc cấu hình dữ liệu trên Hệ thống không được làm phát sinh hoặc thay đổi nội dung thủ tục hành chính, quy trình nội bộ, thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết, người có thẩm quyền ký, thành phần hồ sơ, điều kiện, phí, lệ phí, thời hạn và kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Khi thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, Hệ thống phải ưu tiên khai thác, kết nối, chia sẻ và tái sử dụng thông tin, dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và Kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân. Không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại thành phần hồ sơ, giấy tờ hoặc kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã có dữ liệu và đủ điều kiện khai thác, sử dụng theo quy định.
Việc thiết kế, cung cấp dịch vụ công trực tuyến phải gắn với tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu, giảm thông tin phải khai báo, giảm thành phần hồ sơ, đơn giản hóa trình tự thực hiện và tăng cường liên thông điện tử.
Người dân có thể lựa chọn nhiều hình thức nộp hồ sơ
Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ gồm nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh/cấp xã hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính công ích. Các đơn vị có thủ tục hành chính có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn, khuyến khích và hỗ trợ tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến.
Khi thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, tổ chức, cá nhân sử dụng tài khoản đã đăng ký để đăng nhập Hệ thống và thực hiện thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Người sử dụng lựa chọn dịch vụ công trực tuyến, khai báo mẫu đơn, tờ khai trên biểu mẫu điện tử; đăng tải giấy tờ, tài liệu điện tử hợp lệ hoặc dẫn nguồn tài liệu từ Kho dữ liệu điện tử; ký chữ ký số nếu có yêu cầu và gửi đầy đủ thành phần hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền. Ngay sau khi gửi hồ sơ, tổ chức, cá nhân sẽ nhận thông báo hồ sơ đã được gửi thành công từ Hệ thống.
Cán bộ, công chức, viên chức được phân công tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ điện tử theo quy trình. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết, phải thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền.
Hồ sơ, tài liệu, thông tin và kết quả giải quyết thủ tục hành chính được tiếp nhận, tạo lập, số hóa hoặc phát sinh trong quá trình giải quyết được cập nhật, lưu trữ trên Hệ thống theo quy định. Kết quả giải quyết được lưu trữ tại Kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân để phục vụ tra cứu, khai thác và tái sử dụng trong thực hiện các thủ tục hành chính khác.
Thời gian giải quyết hồ sơ được tính từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận và không vượt quá thời hạn giải quyết được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật về thủ tục hành chính đó.
Tổ chức, cá nhân có thể sử dụng mã hồ sơ hoặc tên tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ để tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ trên Hệ thống. Trong quá trình giải quyết hoặc sau khi hoàn thành thủ tục hành chính, tổ chức, cá nhân có thể đánh giá chất lượng giải quyết. Kết quả đánh giá được công bố công khai trên Hệ thống và Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Quy chế cũng nêu cụ thể việc tổ chức thực hiện của hệ thống. Theo đó, Trung tâm Chuyển đổi số Văn hóa, Thể thao và Du lịch là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm giám sát, quản lý, vận hành, bảo trì, nâng cấp Hệ thống và triển khai phương án bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ đã được phê duyệt. Bảo đảm hạ tầng lưu trữ, xử lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu trong giải quyết TTHC và dịch vụ công trực tuyến trên môi trường điện tử.
Đồng thời chịu trách nhiệm theo dõi, duy trì và bảo đảm việc kết nối, chia sẻ, khai thác dữ liệu giữa Hệ thống với Cổng Dịch vụ công quốc gia. Thực hiện việc giám sát, theo dõi tình hình đồng bộ dữ liệu giữa Cổng Dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết TTHC các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Hướng dẫn sử dụng Hệ thống cho các đơn vị có liên quan. Triển khai điện tử hóa quy trình xử lý hồ sơ, thực hiện thiết lập, điều chỉnh, cập nhật hoặc ngừng cung cấp dịch vụ công trên Hệ thống theo yêu cầu hợp lệ của cơ quan có trách nhiệm và theo Khung quy trình.
Trung tâm Chuyển đổi số Văn hóa, Thể thao và Du lịch là đầu mối theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này; tổng hợp các vướng mắc, phát sinh trong quá trình thực hiện để báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp.
PV