Giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công

Theo Quyết định này, tất cả tổ chức, cá nhân đều có thể thông qua dịch vụ bưu chính công ích để thực hiện mọi thủ tục hành chính bao gồm gửi hồ sơ, nhận kết quả với các cơ quan công quyền, chỉ trừ một số thủ tục hành chính pháp luật quy định không được ủy quyền.Quyết định của Thủ tướng Chính phủ cũng đề ra quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua Bưu điện, các tổ chức hoặc cá nhân đăng ký sử dụng dịch vụ sẽ cùng với nhân viên bưu chính thực hiện kiểm đếm, đối chiếu danh mục tài liệu có trong hồ sơ so với danh mục tài liệu mà cơ quan có thẩm quyền công bố công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, Cổng thông tin điện tử của cơ quan đó và niêm yết tại nơi giải quyết thủ tục hành chính. 

Nhân viên bưu chính và đại diện tổ chức, cá nhân lập và ký vào Phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do Bưu điện phát hành. Trong đó ghi rõ họ, tên, địa chỉ người gửi, tên thủ tục hành chính, danh mục tài liệu, văn bản có trong hồ sơ và những nội dung liên quan khác (nếu có). Trường hợp thủ tục hành chính phải nộp phí, lệ phí thì nhân viên bưu chính thực hiện thu phí theo quy định. Nhân viên bưu chính sẽ trực tiếp đóng gói, niêm phong hồ sơ, tiền phí, lệ phí (nếu có) để chuyển tới các cơ quan có thẩm quyền. Trên cơ sở kết quả giao nhận hồ sơ, nhân viên bưu chính và người tiếp nhận hồ sơ sẽ lập biên bản bàn giao nhận hồ sơ, xác nhận về tính đầy đủ của hồ sơ.

Thời điểm xác định tổ chức, cá nhân đã nộp hồ sơ hợp pháp, hợp lệ tai cơ quan có thẩm quyền được tính kể tư khi ký Biên bản bàn giao nhận hồ sơ. Nhân viên bưu chính nộp tiền phí, lệ phí đã thu cho cơ quan giải quyết thủ tục hành chính về đề nghị cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin hoặc giấy, phiếu hẹn trả kết quả.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ được chuyển đến, người tiếp nhận có trách nhiệm chuyển ngay hồ sơ đến người có thẩm quyền của cơ quan đó để giải quyết. Việc giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo đúng trình tự, thẩm quyền và thời hạn do pháp luật quy định.

Trong trường hợp hồ sơ có bản chính hoặc bản gốc cần phải sao chụp, đối chiếu xác nhận tính xác thực thì người trực tiếp xử lý hồ sơ có trách nhiệm sao chụp, xem xét, đối chiếu và xác nhận tính xác thực của bản sao chụp so với bản chính hoặc bản gốc. Đồng thời, người trực tiếp xử lý hồ sơ cũng có trách nhiệm lưu bản sao chụp đã được xác nhận vào hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính. Bản chính hoặc bản gốc phải được bảo quản và trả lại cho tổ chức, cá nhân khi trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Khi hoàn thành giải quyết thủ tục hành chính, cơ quan có thẩm quyền đăng tải công khai kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên trang thông tin điện tử của cơ quan (nếu có) và thông báo bằng tin nhắn, thư điện tử hoặc hình thức khác đến nhân viên bưu chính và các tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng dịch vụ.

Các tổ chức, cá nhân có yêu cầu gửi trả kết quả thủ tục hành chính qua bưu điện sẽ được nhân viên chuyển phát tại địa chỉ theo yêu cầu. Trước đó, đại diện của cơ quan có thẩm quyền và nhân viên bưu chính sẽ cùng kiểm đếm hồ sơ và lập Phiếu gửi hồ sơ để gửi trả cho các tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng dịch vụ. Trong đó sẽ ghi rõ tên, địa chỉ người gửi là cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính; tên, địa chỉ người nhận; danh mục tài liệu cùng các văn bản khác (nếu có). Nhân viên bưu chính sẽ trực tiếp đóng gói, niêm phong hồ sơ có sự chứng kiến của đại diện cơ quan có thẩm quyền để thực hiện việc chuyển phát. Hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích sẽ được chuyển trả kịp thời cho các tổ chức, cá nhân theo quy định./.