Để chuẩn bị cho sự kiện này, Thứ trưởng đã giao nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan như: Cục Văn hoá cơ sở, Tổng cục TDTT, Tổng cục Du lịch, Vụ Văn hoá dân tộc, Vụ Gia đình, Vụ Kế hoạch - Tài chính.... Cụ thể như sau:
Cục Văn hoá cơ sở chủ trì, phối hợp với tỉnh Thái Bình làm việc với các đơn vị chức năng thuộc Bộ, các tỉnh đồng bằng sông Hồng và các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung tham gia, xây dựng kế hoạch tổng thể và Kịch bản tổ chức “Tuần Văn hoá, Thể thao và Du lịch các tỉnh đồng bằng sông Hồng 2009”, trình lãnh đạo Bộ quyết định trước ngày 10/7/2009; đồng thời mời lãnh đạo Ban Tuyên giáo Trung ương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, lãnh đạo các tỉnh, thành phố đồng bằng sông Hồng tham gia Ban Chỉ đạo và mời lãnh đạo một số đơn vị chức năng thuộc Bộ VH,TT&DL, lãnh đạo Sở VH,TT&DL các tỉnh đồng bằng sông Hồng và các đơn vị liên quan tham gia Ban Tổ chức “Tuần Văn hoá, Thể thao và Du lịch các tỉnh Đồng bằng sông Hồng 2009”.
Ngoài ra, Cục Văn hoá cơ sở chủ trì, phối hợp với các Sở, ban ngành liên quan tỉnh Thái Bình làm việc với Công ty Cổ phần Hà Nội Quốc tế về phần kinh phí xã hội hoá do Công ty này thực hiện để tổ chức sự kiện.
Các đơn vị gồm:Tổng cục TDTT, Tổng cục Du lịch, Vụ Văn hoá dân tộc, Vụ gia đình, Vụ Kế hoạch, Tài chính và các đơn vị chức năng thuộc Bộ hướng dẫn, tạo điều kiện để tỉnh Thái Bình - đơn vị đăng cai tổ chức, các tỉnh đồng bằng sông Hồng và các đơn vị liên quan tổ chức tốt “Tuần Văn hoá, Thể thao và Du lịch các tỉnh Đồng bằng sông Hồng” đảm bảo mục đích, yêu cầu đề ra.
T.H