Theo đó, Tổng cục Trưởng Tổng cục TDTT yêu cầu Thủ trưởng các Vụ, đơn vị tập trung thực hiện tốt các công tác chuẩn bị triển lãm, hội chợ đã được phân công thực hiện theo văn bản số 77/TCTDTT-VP ngày 6/5/2009. Trước mắt đề nghị Thủ trưởng các Vụ, đơn vị tổng hợp báo cáo số liệu, xây dựng danh mục các tài liệu, ấn phẩm, hiện vật, trang thiết bị, cơ sở vật chất sẽ giới thiệu tại Triển lãm theo nội dung các công việc được phân công chuẩn bị và gửi danh mục đó về Văn phòng Tổng cục TDTT trước ngày 15/6/2009 để tổng hợp báo cáo lãnh đạo Tổng cục TDTT phê duyệt.
Tổng cục TDTT giao Vụ Thể thao thành tích cao tổng hợp, báo cáo số liệu, thành tích các kỳ SEA Games, ASIAD và Thế vận hội Olympic; các VĐV được phong cấp Kiện tướng quốc gia, quốc tế. Đồng thời, thu thập, giới thiệu Cúp, Huy chương thể thao Việt Nam giành được tại các kỳ Đại hội, giải thể thao danh tiếng. Trong đó, tập trung các giải có uy tín và các môn thi đấu có quy mô và phạm vi ảnh hưởng rộng.
Giao nhiệm vụ Báo Thể thao Việt Nam tăng cường công tác tuyên truyền trên báo về công tác chuẩn bị tổ chức Triển lãm, Hội chợ của Bộ và phần triển lãm ngành TDTT theo kế hoạch và yêu cầu chung của BTC. Xây dựng mô hình, kịch bản chi tiết gian trưng bày Triển lãm ngành TDTT và cung cấp số liệu hình ảnh liên quan đến các hoạt động TDTT quần chúng, thể thao thành tích cao.
Giao Tạp chí Thể thao chuẩn bị, phát hành ấn phẩm, chuyên san đặc biệt tuyên truyền trong thời gian diễn ra triển lãm.
Một số phim tư liệu về ngành TDTT, hoạt động thể thao thành tích cao tại một số kỳ Đại hội thể thao Việt Nam tham dự để giới thiệu, trình chiếu tại Triển lãm sẽ do Trung tâm Điện ảnh Thể thao và Du lịch Việt Nam có trách nhiệm cung cấp.
Trung tâm Thông tin TDTT chuẩn bị nội dung, cơ sở dữ liệu giúp cho việc hỗ trợ, tra cứu các thông tin, hình ảnh, tư liệu về ngành trong thời gian diễn ra triển lãm. Đồng thời, Trung tâm phối hợp với các Vụ: TDTT quần chúng, Thể thao thành tích cao, Hợp tác quốc tế, Tổ chức cán bộ; Uỷ ban Olympic Việt Nam, Viện khoa học TDTT, Khu liên hợp thể thao quốc gia, Trung tâm HLTTQG, Báo Thể thao Việt Nam thu thập các nội dung thông tin cần thiết để phục vụ cho quá trình giới thiệu, tuyên truyền về ngành tại triển lãm thông qua các thiết bị công nghệ thông tin, truyền thông.
Đối với các hoạt động giao lưu, biểu diễn thể thao, Vụ TDTT quần chúng, Vụ Thể thao thành tích cao phối hợp với Thường trực BTC Triển lãm ngành TDTT xây dựng kịch bản, nội dung hoạt động giao lưu biểu diễn trên cơ sở nội dung kịch bản chung của Cục nghệ thuật biểu diễn, Bộ VH,TT&DL.
Tổng cục TDTT giao Thường trực BTC triển lãm ngành TDTT theo dõi, đôn đốc tiến độ các công tác chuẩn bị Triển lãm, Hội chợ; đồng thời xem xét, thẩm định nội dung trưng bày tại Triển lãm trình lãnh đạo Tổng cục TDTT phê duyệt.
Ngọc Khánh