Trong thư gửi tới 45 Ủy ban Olympic quốc gia thành viên, Tổng Giám đốc OCA, ông Husain Al Musallam, đã nhấn mạnh tầm quan trọng của sự kiện này nhằm đảm bảo tiếng nói và quyền lợi của các VĐV châu lục được lắng nghe và đáp ứng một cách hiệu quả nhất.
Cuộc bầu cử lần này sẽ xác định bốn vị trí đại diện cho bốn khu vực địa lý riêng biệt, gắn liền với định hướng cân bằng giới tính khắt khe của tổ chức. Cụ thể, khu vực Tây Á và Đông Nam Á sẽ bầu chọn mỗi khu vực một VĐV nữ, trong khi khu vực Trung Á và Đông Á sẽ tìm kiếm mỗi khu vực một đại diện nam. Riêng khu vực Nam Á không nằm trong đợt đề cử lần này do đã có đại diện được chấp thuận từ Ủy ban Olympic quốc gia Ấn Độ theo các thỏa thuận chuyển tiếp mà Ban chấp hành OCA phê duyệt trước đó.
Để tham gia ứng cử, các VĐV phải thuộc những quốc gia đủ điều kiện và từng thi đấu môn thể thao nằm trong chương trình Thế vận hội Olympic Mùa hè tại một trong hai kỳ ASIAD gần nhất là Jakarta-Palembang 2018 hoặc Hàng Châu 2022. Bên cạnh đó, nhằm tạo sự đa dạng và mở rộng cơ hội đại diện cho tất cả các thành viên, OCA quy định các quốc gia hiện đã có thành viên đương nhiệm trong Ủy ban VĐV sẽ không được gửi hồ sơ đề cử. Điều này đồng nghĩa với việc năm Ủy ban Olympic quốc gia gồm Ả Rập Xê Út, Ấn Độ, Trung Quốc, Hồng Kông (Trung Quốc) và Singapore sẽ không tham gia đề cử ở đợt bầu cử này.
Các Ủy ban Olympic quốc gia đủ điều kiện được đề nghị triển khai thông tin rộng rãi đến các tuyển thủ tham dự đại hội và gửi hồ sơ ứng cử viên đúng với tiêu chuẩn giới tính được phân bổ trước mốc thời hạn ngày 21/8/2026. Mọi thông tin thắc mắc và công tác hỗ trợ liên quan đến quy trình bầu cử sẽ do Trưởng phòng VĐV của OCA, ông Jamyang Namgyal, trực tiếp phụ trách tiếp nhận và giải đáp.
A.T biên dịch, ảnh ocasia