Tham dự Hội nghị có sự hiện diện của hơn 100 đại biểu đến từ 45 Ủy ban Olympic quốc gia thành viên Hội đồng Olympic Châu Á, các quan chức của Hội đồng Olympic Châu Á, các quan chức của Ủy ban Olympic Trung Quốc, Lãnh đạo Tổng cục Thể dục thể thao Trung Quốc, Lãnh đạo tỉnh Sơn Đông, Lãnh đạo Hội đồng thành phố Haiyang, cùng toàn thể thành viên Ban Tổ chức Đại hội.

Hội nghị được bắt đầu bằng hành trình đi thăm các địa điểm thi đấu bao gồm: Làng Vận động viên, sân vận động nơi diễn ra Lễ Khai mạc và Bế mạc và địa điểm tổ chức thi đấu của 10/13 môn thể thao trong chương trình Đại hội.

Chương trình nghị sự do ông Zhang Jilong, Chủ tịch Ủy ban Thể thao, Hội đồng Olympic Châu Á chủ trì. Hội nghị đã lần lượt được nghe báo cáo của Ban Tổ chức về chương trình thi đấu của 12 môn thể thao (45 nội dung) và các địa điểm thi đấu của Đại hội; báo cáo hướng dẫn về các thủ tục đăng ký tham dự Đại hội (tính đến thời điểm này đã có 44/45 quốc gia Châu Á đăng ký tham dự Đại hội, ngoại trừ Afganistan); thủ tục đón, tiễn các Đoàn thể thao; công tác Lễ tân và các dịch vụ của Đại hội; làng vận động viên (1 căn hộ gồm 4 buồng ngủ, 2 phòng tắm, dành cho 8 người); dịch vụ y tế và kiểm tra Doping; công tác an ninh; các dịch vụ truyền thông  và chương trình văn hoá trong thời gian Đại hội...

Kết thúc hội nghị, đại diện Hội đồng Olympic Châu Á, ông Zhang Jilong, Chủ tịch Ủy ban Thể thao Hội đồng Olympic Châu Á đã kết luận: Hội nghị chính thức phê chuẩn bổ sung môn Lướt ván (Water Skiing) vào chương trình thi đấu, vì vậy tổng số môn thể thao của Đại hội sẽ là 13 môn. Phí tham dự Đại hội 50USD/người/ngày theo chỉ tiêu; cán bộ đi thêm 100USD/người/ngày. Đại hội sẽ diễn ra tại thành phố Haiyang, tỉnh Sơn Đông, Trung Quốc từ ngày 16 đến ngày 22 tháng 6 năm 2012.

Thục Uyên