Thời gian chuẩn bị cho Đại hội thể thao Châu Á trong nhà lần thứ 3 không còn nhiều, chính vì vậy, phía Việt Nam đang gấp rút chuẩn bị những công việc tiếp theo với mục tiêu tổ chức một kỳ Đại hội thành công nhất. Nhằm học hỏi những kinh nghiệm tổ chức của nước chủ nhà Indoor Games 2, sáng 27.12, Thứ trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch Nguyễn Trọng Hỷ - Phó trưởng Ban tổ chức Asian Indoor Games 3 (VAIGOC) đã có buổi tiếp và làm việc với đại diện các thành viên trong Ban tổ chức Asian Indoor Games 2 (MAIGOC). Tới dự về phía Việt Nam còn có đại diện của các Bộ, ban, ngành có liên quan như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Công An, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Thông tin - Truyền thông, Bộ Kế hoạch đầu tư, đại diện các Vụ, đơn vị chức năng của cơ quan TDTT. Ngoài ra, tham dự buổi họp còn có ông Wei Jizhong - Chủ tịch Uỷ ban thể thao Hội đồng Olympic Châu Á.
Buổi họp nhằm tập trung giải quyết các vấn đề: công tác đăng ký, cấp phát thẻ; bố trí nơi ăn, nghỉ, công tác tổ chức thi đấu; hệ thống giao thông; công nghệ thông tin, truyền thông, tiếp thị... Đây đều là những yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của một kỳ Đại hội. Đã từng tổ chức thành công Đại hội thể thao trong nhà lần thứ 2, MAIGOC đã có nhiều kinh nghiệm trong công tác tổ chức Đại hội. Từ việc đăng ký thẻ, chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ thi đấu đều phải hoàn thành vào khoảng thời gian quy định trước khi Đại hội diễn ra, cũng như việc nên tổ chức các môn thi theo trình tự hợp lý, đều đã mang đến cho các nhà tổ chức những kinh nghiệm quý báu. Hệ thống công nghệ thông tin phục vụ Đại hội cũng là một trong những vấn đề phức tạp. Thông thường ở mỗi kỳ Đại hội thể thao, CNTT thường được chia làm 2 phần: hệ thống thi đấu và hệ thống quản lý. Theo đánh giá của ông Wei Jizhong, hệ thống CNTT phục vụ thi đấu của MAIGOC được đánh giá cao, vì vậy VAIGOC có thể dựa trên những kinh nghiệm của BTC Indoor Games 2 để xây dựng hệ thống CNTT phục vụ Đại hội một cách hoàn hảo hơn.
Vấn đề giao thông cũng được coi là một trong những vấn đề quan trọng trong công tác chuẩn bị Asian Indoor Games 3. Theo ông Wei Jizhong, 3 vấn đề thường gặp ở lĩnh vực giao thông đó là số lượng xe chuyên chở trong suốt thời gian diễn ra Đại hội, nơi đỗ xe và vấn đề ách tắc giao thông. Đây là một trong những thách thức với nước chủ nhà Việt Nam, bởi theo dự kiến của BTC VAIGOC, các môn thi chủ yếu sẽ diễn ra ở 2 thành phố lớn là Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, cũng là 2 thành phố có mật độ dân cư đông, ít bãi đỗ xe, ngay thời điểm hiện tại việc ách tắc giao thông vẫn thường xuyên diễn ra, chính vì vậy đây sẽ điều đau đầu với các nhà tổ chức. Do vậy, BTC VAIGOC cần phải tính toán thời gian thi đấu hợp lý để giảm tải lưu lượng giao thông trong suốt thời gian diễn ra Đại hội.
Việc bố trí ăn, ở cho các thành viên tham dự Đại hội cũng là một vấn đề lớn. Tham dự Đại hội Asian Indoor Games 3 sẽ có 45 quốc gia trong khu vực Châu Á, đây là một con số lớn hơn nhiều so với lượng khách sạn ở Việt Nam. Theo con số của ông Wei Jizhong, trong năm vừa qua, ở Việt Nam, tăng trưởng du lịch quốc tế tăng khoảng 19% mỗi năm, điều này đã dẫn đến số lượng khách sạn Việt Nam ngày càng khan hiếm. Và trong 1 khoảng thời gian ngắn từ nay đến Lễ khai mạc Indoor Games 3 (2 năm), việc cân đối số lượng người tham dự Indoor Games 3 với số phòng khách sạn cũng rất cần thiết. Công tác tiếp thị và truyền thông cũng là một trong những vấn đề nóng, theo bà Isabel da Silva - Giám đốc quan hệ quốc tế - Marketing, công tác marketing ở mỗi nước đều có sự khác biệt, phụ thuộc vào chế độ chính trị của từng nước. Tuy nhiên, mọi công tác tiếp thị, bản quyền truyền hình hay truyền thông đều phải tuân thủ theo nguyên tắc của OCA.
Báo chí cũng là một trong lĩnh vực được quan tâm, bởi đây sẽ là một trong những hình thức để quảng bá và giới thiệu về hình ảnh đất nước và con người Việt Nam đến bạn bè quốc tế. Tại Asian Indoor Games 2, Macau đã bố trí khá tốt khu tác nghiệp cũng như điều kiện tác nghiệp cho giới truyền thông và báo chí ở mỗi địa điểm thi đấu. Tuy nhiên, ở Việt Nam, theo ông Wei Jizhong, một số các nhà thi đấu chưa có khu vực tác nghiệp dành riêng cho báo chí. Vì vậy, đây cũng là một trở ngại mà BTC VAIGOC cần sớm khắc phục.
V.A