(Ban hành kèm theo Quyết định số 1928 ngày 31 tháng 12 năm 2004 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về nội dung quản lý và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc cử đoàn Việt Nam ra nước ngoài (sau đây gọi là đoàn ra), đón đoàn nước ngoài vào Việt Nam (sau đây gọi là đoàn vào) hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao.
2. Quy chế này áp dụng đối với các đoàn ra hoặc đoàn vào theo quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao.
3. Quy chế này không áp dụng trong các trường hợp sau đây:
a. Đón đoàn vào khi Việt Nam đăng cai tổ chức các Đại hội thể thao khu vực, châu lục và thế giới.
b. Cử đoàn ra, đón đoàn vào của Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Điều 2. Giải thích từ ngữ.
Một số từ ngữ trong quy định này được hiểu như sau:
1. Cơ quan, tổ chức là các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban Thể dục thể thao, các Liên đoàn, Hiệp hội Thể thao quốc gia và Văn phòng Uỷ ban Olympic Việt Nam.
2. Đoàn ra, đoàn vào hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao bao gồm:
a. Các đoàn lãnh đạo cấp cao, các đoàn cán bộ quản lý về thể dục thể thao;
b. Các đoàn thể thao đi tham dự thi đấu, giao hữu từng môn thể thao hoặc tham dự Đại hội thể thao khu vực, châu lục và thế giới;
c. Các đoàn tham dự hội nghị, hội thảo khoa học, các khoá học trọng tài, huấn luyện viên, chuyên gia, y học thể dục thể thao;
d. Các đoàn cán bộ trong và ngoài ngành, phóng viên báo chí tham quan, khảo sát để trao đổi kinh nghiệm về thể dục thể thao;
e. Các đoàn huấn luyện viên, chuyên gia, vận động viên tập huấn ngắn hạn, dài hạn;
f. Các đoàn cán bộ học tập ngắn hạn, dài hạn;
g. Các đoàn của Uỷ ban Thể dục thể thao đi tham gia hội chợ quốc tế, nghiên cứu thị trường, ký kết các hợp đồng kinh tế, trao đổi hàng hoá về thể thao.
Điều 3. Danh nghĩa đoàn ra
1. Các đoàn ra với danh nghĩa đại diện cho quốc gia đi thi đấu quốc tế phải được Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao quyết định thành lập.
2. Các đoàn thể thao do các địa phương, Liên đoàn, Hiệp hội thể thao quốc gia cử đi thi đấu quốc tế chỉ đại diện cho địa phương, tổ chức đó.
Điều 4. Yêu cầu đối với đoàn ra, đoàn vào
Việc cử đoàn ra, đón đoàn vào phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau:
a. Chất lượng chuyên môn cao, có khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ, có sức khoẻ và phẩm chất đạo đức tốt để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
b. Đủ thời gian làm thủ tục, đúng đối tượng được mời, có dự toán chi tiết được cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
c. Nghiêm chỉnh chấp hành mọi quy định của luật pháp Việt Nam, luật pháp, phong tục tập quán của nước sở tại và pháp luật, tập quán quốc tế.
Chương II
TRÌNH TỰ THỦ TỤC CỬ ĐOÀN RA, ĐÓN ĐOÀN VÀO
Điều 5. Hồ sơ trình lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao
1. Hồ sơ trình lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao cử đoàn ra gồm:
a) Tờ trình Lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao của cơ quan, tổ chức;
b) Giấy mời của đối tác nước ngoài;
c) Bản dự toán kinh phí và các căn cứ xây dựng dự toán;
d) Danh sách các thành viên;
e) Chương trình làm việc;
f) Quyết định hoặc công văn đề cử nhân sự của địa phương hoặc cơ quan có thẩm quyền;
g) Trích yếu lý lịch, cam đoan của tổ chức và cá nhân thành viên (nếu thấy cần thiết đối với địa bàn nhạy cảm).
2. Hồ sơ trình lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao đón đoàn vào gồm các văn bản theo quy định tại điểm a, c, d, e khoản 1, Điều 5.
Điều 6. Quy trình làm thủ tục cử đoàn ra, đón đoàn vào
1. Cơ quan, tổ chức đề xuất cử đoàn ra, đón đoàn vào phải lập hồ sơ theo quy định tại Điều 5 quy chế này; gửi Vụ Hợp tác quốc tế và Vụ Tổ chức cán bộ trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao.
2. Trong thời gian 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ của các đoàn, Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ Tổ chức cán bộ trình hồ sơ lên lãnh đạo Uỷ ban xem xét, ban hành quyết định.
3. Khi có quyết định cử đoàn hoặc đón đoàn phải chuyển đến Vụ Hợp tác Quốc tế chậm nhất là trước 20 ngày kể từ ngày xuất cảnh và trước 10 ngày kể từ ngày nhập cảnh.
4. Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ và giúp các cơ quan, tổ chức hoàn thành các thủ tục đoàn ra, đoàn vào về thị thực xuất nhập cảnh, hộ chiếu, vé máy bay, chương trình hoạt động, phối hợp đón, tiễn theo quy định, nhanh chóng và thuận lợi.
5. Các cơ quan, tổ chức cử đoàn ra, đón đoàn vào và những cá nhân có tên trong quyết định có trách nhiệm cung cấp cho Vụ Hợp tác quốc tế đầy đủ thông tin, giấy tờ cần thiết theo quy định của Cục Quản lý Xuất Nhập cảnh - Bộ Công an, Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao trước 20 ngày làm việc tính từ ngày nhận quyết định (10 ngày đối với trường hợp cần làm hộ chiếu mới và 10 ngày làm thị thực xuất nhập cảnh).
6. Cơ quan, tổ chức đề xuất cử đoàn ra, đón đoàn vào cần phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế tổ chức họp đoàn trước khi lên đường hoặc họp Ban tổ chức đón đoàn vào để phổ biến chủ trương của Lãnh đạo Uỷ ban, rà soát công việc chuẩn bị, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.
Điều 7. Chế độ báo cáo
1. Các đoàn ra nước ngoài tham dự Đại hội thể thao khu vực (SEA Games), Đại hội thể thao châu Á (ASIAD) và Thế vận hội (Olympic); đón các đoàn Bộ trưởng hoặc tương đương, Uỷ ban Thể dục thể thao phải có văn bản báo cáo Thủ tướng Chính phủ sau mỗi hoạt động chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc hoạt động.
2. Tất cả các đoàn ra hoặc đoàn vào theo quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao phải báo cáo bằng văn bản kết quả công tác, gửi Lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao; đồng gửi Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị có liên quan, đồng thời gửi báo cáo quyết toán tài chính tới Vụ Kế hoạch - Tài chính (đối với đoàn ra) hoặc Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao (đối với đoàn vào) chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc hoạt động.
Điều 8. Quản lý tài liệu, thông tin
1. Các tài liệu, thông tin có giá trị đối với việc phát triển ngành Thể dục thể thao thu nhập được trong chuyến đi công tác hay đón đoàn vào được coi là tài sản chung. Trưởng đoàn hoặc cá nhân có tài liệu, thông tin đó phải bàn giao cho cơ quan tổ chức có liên quan để sử dụng.
2. Các tài liệu thông tin về thể dục thể thao thu thập được trong quá trình cử đoàn ra hoặc đón đoàn vào khi chưa công bố phải được bảo quản như tài liệu mật.
Chương III
TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRONG VIỆC CỬ ĐOÀN RA, ĐÓN ĐOÀN VÀO
Điều 9. Trách nhiệm của Vụ Hợp tác Quốc tế
a. Tổng hợp xây dựng kế hoạch đoàn ra, đoàn vào của các Vụ, đơn vị trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao vào tháng 12 hàng năm.
b. Tham mưu giúp lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao thực hiện quản lý đoàn ra, đoàn vào theo đúng đường lối và chính sách đối ngoại của Đảng, pháp luật Nhà nước CHXHCN Việt Nam, pháp luật và tập quán quốc tế; phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện quy định này;
c. Trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao xem xét và ra quyết định khi nhận được công văn đề xuất cử đoàn ra hoặc đón đoàn vào của các cơ quan, tổ chức có liên quan;
d. Phối hợp với các Vụ, đơn vị có liên quan xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí các đoàn ra (bao gồm cả tập huấn và thi đấu), đoàn vào; kiểm tra, đôn đốc việc đóng niên liễm cho các tổ chức thể thao quốc tế;
e. Soạn thảo quyết định đón đoàn vào, quyết định thuê chuyên gia thể thao nước ngoài vào Việt Nam làm việc sau khi được Lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao cho phép;
f. Hướng dẫn và phối hợp với các cấp, ngành liên quan làm thủ tục về lãnh sự, lễ tân đối với các đoàn ra, đoàn vào;
g. Tổng hợp, đánh giá và báo cáo Lãnh đạo Ủy bn Thể dục thể thao về tình hình đoàn ra, đoàn vào hàng năm.
Điều 10. Trách nhiệm của Vụ Tổ chức cán bộ
1. Tham mưu giúp Lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao xem xét các vấn đề nhân sự; phối hợp quản lý đối với các thành viên là cán bộ của Uỷ ban Thể dục thể thao tham gia đoàn; áp dụng các chế độ, chính sách của Nhà nước về cán bộ đối với đoàn ra; có các biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn về nhân sự thuộc đoàn ra;
2. Soạn thảo Quyết định cử đoàn ra, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao ký sau khi tờ trình đoàn ra được phê duyệt; quản lý hồ sơ đoàn ra có liên quan.
Điều 11. Trách nhiệm của Vụ Kế hoạch - Tài chính
1. Giải quyết các thủ tục và chế độ về tài chính, thanh quyết toán cho các đoàn theo chế độ do Nhà nước quy định đối với đoàn ra trong kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tham mưu giúp lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao xem xét về kinh phí và các thủ tục tài chính khác đối với các đoàn ra, đoàn vào ngoài kế hoạch.
Điều 12. Trách nhiệm của Văn phòng Uỷ ban Thể dục thể thao
1. Tham mưu giúp lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao xem xét, giải quyết thủ tục về kinh phí, thanh quyết toán theo chế độ do Nhà nước quy định đối với đoàn vào;
2. Phối hợp và cung cấp các phương tiện cần thiết để đón tiếp các đoàn khách nước ngoài của Uỷ ban Thể dục thể thao.
Điều 13. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, tổ chức cử đoàn ra, đón đoàn vào
1. Xây dựng kế hoạch cử đoàn ra hoặc đón đoàn vào cho năm sau gửi Vụ Hợp tác Quốc tế vào cuối tháng 11 hàng năm để tổng hợp trình Bộ trưởng phê duyệt.
2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc đề xuất nhân sự do mình phụ trách tham gia đoàn ra hoặc đón đoàn vào.
3. Việc đề xuất thành viên đoàn ra, đoàn vào phải được xem xét kỹ, xuất phát từ nhu cầu công tác của đơn vị, và phải có trong kế hoạch đã được Lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao thông qua.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 14. Trách nhiệm thi hành
1. Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quy chế này, định kỳ báo cáo Lãnh đạo Uỷ ban Thể dục thể thao.
2. Thủ trưởng các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Thể dục thể thao, các Liên đoàn, Hiệp hội thể thao quốc gia, cán bộ, công chức Uỷ ban Thể dục thể thao, huấn luyện viên, vận động viên và các thành viên tham gia các đoàn ra, đón tiếp các đoàn vào Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao phải nghiêm túc thực hiện đúng theo Quy chế này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh về Uỷ ban Thể dục thể thao để nghiên cứu, giải quyết.
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM UỶ BAN TDTT
Nguyễn Danh Thái (đã ký)