Ông Tần Lê Minh - Chánh Văn phòng Tổng cục TDTT báo cáo về dự kiến kế hoạch triển khai quản lý văn bản điện tử tại Tổng cục TDTT (Ảnh: Y Trang)
Tại buổi làm việc, ông Tần Lê Minh - Chánh văn phòng Tổng cục TDTT đã báo cáo về dự kiến kế hoạch triển khai quản lý văn bản điện tử tại Tổng cục TDTT (hệ thống V- Office) nhằm xin ý kiến lãnh đạo Tổng cục cũng như các Vụ chức năng, đơn vị liên quan để hướng tới việc triển khai thực hiện kế hoạch được đảm bảo, đáp ứng yêu cầu của Bộ VHTTDL.
Theo báo cáo của ông Tần Lê Minh, hiện nay việc sử dụng hệ thống văn bản điện tử tại Tổng cục TDTT còn gặp nhiều khó khăn. Việc triển khai quản lý văn bản điện tử tại Tổng cục TDTT đã được thực hiện từ tháng 4/2018, nhưng việc tiếp nhận văn bản còn chậm, xử lý một chiều; việc xử lý văn bản đi và xử lý luồng công việc đã được hình thành nhưng chỉ một số lãnh đạo Vụ và chuyên viên thành thạo. Do đó, công tác triển khai quản lý văn bản điện tử tại Tổng cục TDTT trong thời gian qua chưa được thực hiện thường xuyên, hiệu quả còn thấp; phần lớn hồ sơ, văn bản trình lãnh đạo đều sử dụng bản giấy; đa phần công chức chưa thành thạo trong việc xử lý văn bản trên hệ thống V- Office. Một trong những nguyên nhân dẫn tới thực trạng trên là bởi, hiện nay hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin (máy tính, máy scener, đường truyền Internet...) tại Tổng cục TDTT đã cũ kỹ, lạc hậu và hết bản quyền...
Theo yêu cầu của Bộ VHTTDL, từ ngày 10/2, Bộ không nhận trình văn bản giấy, tất cả đều phải trình qua hệ thống thư điện tử. Để triển khai được hệ thống văn bản điện tử tại Tổng cục TDTT, Văn phòng Tổng cục TDTT đã xây dựng dự kiến kế hoạch triển khai công tác này với những yêu cầu, kế hoạch cũng như dự kiến về kinh phí. Trước thực trạng hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của Tổng cục hiện nay, để triển khai được kế hoạch một loạt các vấn đề được đặt ra cần phải triển khai thực hiện đó là: cần phải rà soát lại việc cài đặt chứng thư số (Tổng cục TDTT được cấp 55 chứng thư số và đã cài đặt 25 chứng thư số); rà soát, chuẩn hóa quy trình phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin của Bộ điều chỉnh quy trình, thêm bớt các đối tượng sử dụng trên hệ thống thư điện tử; khởi tạo và tích hợp hệ thống liên thông văn bản điện tử giữa Tổng cục TDTT với các Vụ, Văn phòng; thay thế nâng cấp hệ thống trang thiết bị; đào tạo, tập huấn, hướng dẫn sử dụng cho cán bộ; mở rộng băng thông, đường truyền, hệ thống lưu trữ; thuê dịch vụ vận hành, bảo trì hệ thống; thí điểm triển khai song song giữa văn bản giấy và văn bản điện tử; triển khai toàn bộ việc tiếp nhận, xử lý văn bản và giải quyết công việc của Tổng cục trên hệ thống V - Office; Tiếp tục xây dựng, vận hành hệ thống báo cáo điện tử và lịch tuần điều hành công việc trên mạng điện tử.
Để triển khai được những việc trên, Dự thảo kế hoạch cũng đưa ra một số đề xuất cụ thể đối với lãnh đạo Tổng cục TDTT và các đơn vị như Trung tâm Thông tin TDTT, Trung tâm Công nghệ thông tin của Bộ VHTTDL, các Vụ chuyên môn.
Toàn cảnh buổi làm việc (Ảnh: Y Trang)
Dự thảo kế hoạch triển khai quản lý văn bản điện tử tại Tổng cục TDTT đã nhận được sự đồng tình, nhất trí cao từ các thành viên tham dự buổi họp. Các ý kiến đóng góp đều cho rằng, khó khăn lớn nhất hiện nay trong việc triển khai quản lý văn bản điện tử đó là hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại Tổng cục đã quá cũ, lạc hậu... Như ý kiến của Phó Vụ trưởng Vụ TDTT Quần chúng Phạm Đông Anh cho biết: việc triển khai quản lý văn bản điện tử tại Vụ TDTT quần chúng đã được triển khai thường xuyên nhưng gặp rất nhiều khó khăn, vì hệ thống máy tính của Vụ đều đã quá cũ, cấu hình thấp. Hay ý kiến từ bà Phạm Phương Lan - Phòng Văn Thư - Lưu Trữ cho biết: việc tiếp nhận công văn từ Bộ VHTTDL trên hệ thống thư điện tử đều được xử lý rất tốt, tất cả các văn bản như công văn, tờ trình chuyển sang Bộ đều được thực hiện tốt. Tuy nhiên, về văn bản tổng cục phát hành đi thì sẽ gặp nhiều khó khăn vì từ trước đến nay chưa thực hiện bao giờ, hơn nữa, số lượng văn bản nhiều (khoảng trên 4000 văn bản)...
Phát biểu tại buổi làm việc, Tổng cục trưởng Tổng cục TDTT Vương Bích Thắng đã chỉ đạo: việc triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử là một nhiệm vụ quan trọng, cần phải làm ngay. Để tháo gỡ khó khăn về hệ thống hạ tầng cơ sở, Tổng cục trưởng yêu cầu việc triển khai sẽ làm thí điểm, trước mắt là triển khai tại các Vụ. Tổng cục trưởng Vương Bích Thắng đề nghị sớm tổ chức quán triệt, tập huấn cho tất cả chuyên viên, lãnh đạo các Vụ; đồng thời yêu cầu mỗi cán bộ cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, khắc phục khó khăn, triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ này. Về vấn đề hạ tầng cơ sở, Tổng cục trưởng Vương Bích Thắng cũng giao Văn phòng xem xét tập trung mọi nguồn lực hiện có, rà soát lại hệ thống máy tính, máy Scanner tại từng Vụ để bổ sung cho hợp lý.
HP