Do thời gian chuẩn bị cho đoàn Thể thao Việt Nam tham dự Đại hội thể thao bãi biển Châu Á lần thứ nhất trùng với thời gian chuẩn bị và thực hiện nhiệm vụ lớn - tham dự Olympic Bắc Kinh và một số nhiệm vụ trọng tâm khác, hơn nữa, do lần đầu tổ chức nên BTC nước chủ nhà cũng đã có nhiều quy định chặt chẽ trong việc đăng ký, quy định tham dự... do vậy, công tác chuẩn bị cho đoàn Thể thao Việt Nam dự sự kiện này cũng gặp một số khó khăn nhất định.
Cũng xuất phát từ quy định từ phía BTC nước chủ nhà đối với môn Lướt ván buồm là yêu cầu thi đấu bằng buồm lớn mà đội tuyển của Việt Nam chỉ tập và có buồm nhỏ. Dù đã cố gắng bằng nhiều biện pháp để mua hoặc thuê buồm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của BTC với sự tận tình hỗ trợ của lãnh đạo ngành, Uỷ ban Olympic song cuối cùng đội Lướt ván buồm cũng không kịp có được trang thiết bị thi đấu trong thời gian diễn ra Đại hội. Do vậy, đội tuyển Lướt ván buồm Việt Nam sẽ không tham dự Đại hội. Quả thật, một điều đáng tiếc, bởi đây là một trong những môn hy vọng giành huy chương của đoàn Thể thao Việt Nam và đây lại là môn thể thao sử dụng kinh phí xã hội hóa để tham dự Đại hội.
Theo quyết định của lãnh đạo Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, đoàn Thể thao Việt Nam tham dự Đại hội thể thao bãi biển Châu Á lần thứ nhất với 95 thành viên do ông Lâm Quang Thành làm trưởng đoàn; 3 phó đoàn gồm: ông Nguyễn Hùng Quân, ông Nguyễn Ngọc Anh và ông Nguyễn Văn Ba; 12 cán bộ và 79 VĐV, HLV. Hiện tại, Tổng cục TDTT đang trình lãnh đạo Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch bổ xung 6 VĐV và 2 HLV Bóng chuyền bãi biển vào thành phần đoàn.
Có thể do đặc điểm địa lý, BTC đã sắp xếp nơi ở của đoàn Thể thao rất xa so với địa điểm thi đấu và nơi ở của các đội tuyển. Cụ thể, nơi có số môn thi đấu nhiều nhất - 5 môn (Bóng chuyền bãi biển, Cầu mây nữ bãi biển, Bơi maratong, Bóng đá bãi biển và Bóng ném bãi biển) cách tới 34km, địa điểm thi đấu môn Thể dục Thể hình, Lướt ván cách 24km và nơi gần nhất cách 3km là địa điểm thi đấu môn Pencak Silat. Đây có lẽ là một khó khăn mà toàn thể thành viên trong đoàn cần khắc phục trong suốt quá trình diễn ra Đại hội nhằm theo sát, quản lý cũng như động viên kịp thời các đội trong thời gian thi đấu.
Không giống như các Đại hội khác, quy trình xác nhận của BTC Đại hội dành cho VĐV và quan chức đội tuyển không thực hiện tại sân bay mà sẽ phải di chuyển đến địa điểm khác do BTC quy định. Đó là 2 địa điểm gồm: Trung tâm Đăng ký chính (MAC) hoặc tại Trung tâm Đăng ký nhóm (CAC) dành cho các đối tượng khác nhau do BTC chỉ định. Quy trình này được thực hiện đối với các đoàn trong thời gian từ ngày 10 -26/10/2008 và mỗi ngày làm việc từ 7h đến 23h. Theo dự kiến, các thành viên trong đoàn Thể thao Việt Nam sẽ đến sân bay Bali lúc 22h. Do vậy, các thành viên trong đoàn TTVN sẽ phải tính toán cho phù hợp làm đơn giản bớt các thủ tục và vẫn thực hiện đầy đủ các yêu cầu của BTC để đảm bảo sức khoẻ cho đoàn sau một quá trình dài di chuyển đến Bali.
Hiện tại, công tác chuẩn bị cho đoàn Thể thao Việt Nam tham dự Đại hội đang dần hoàn tất, các đội tuyển đã chuẩn bị tinh thần sẵn sàng thi đấu. Lễ xuất quân sẽ được tổ chức tại Bờ biển Ninh Thuận (Mũi né) với sự tham dự khoảng 150 người.
HX