Ngày 5/8/2014, Bộ VHTTDL đã ban hành Quyết định số 2468/QĐ-BVHTTDL về việc ban hành Quy chế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử. Theo đó, hộp thư cho các cơ quan, đơn vụ trực thuộc Bộ VHTTDL sẽ sử dụng hộp thư dùng chung được đặt tên theo quy định: tendonvi@mocst.gov.vn, trong đó tendonvi là tên viết tắt, ký hiệu của các Cục, Vụ, đơn vị trực thuộc Bộ VHTTDL.
Đối với các cán bộ, công chức, viên chức (CCVC) sẽ có hộp thư cá nhân dùng riêng cho từng CCVC có định dạng: tenhodem.tendonvi@mocst.gov.vn, trong đó tenhodem được đặt theo nguyên tắc tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu + chữ cái đầu của tên đệm, tendonvi là tên của đơn vị được viết tắt bằng tiếng Việt không dấu ngăn cách giữa tên họ đệm và tên cơ quan bởi dấu chấm.
Để việc sử dụng hệ thống thư điện tử đi vào hoạt động có hiệu quả, khi phát hành văn bản giấy theo phương thức truyền thống, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm phải gửi đồng thời bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần "nơi nhận" . Theo đó, văn bản gửi nhận qua hệ thống thư điện tử gồm các loại: Lịch công tác của cơ quan, tổ chức; các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo.
Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: Thư mời, công văn, báo cáo, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Bộ VHTTDL chỉ đạo các đơn vị cần kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng hệ thống thư điện tử tại các đơn vị mình quản lý trong gửi nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức, CCVC và với người dân, doanh nghiệp, nhất là trong công tác cung cấp các dịch vụ hành chính công.
KC